Política General de Uso de Software
Política General de uso de software
El presente acuerdo establece los alcances del servicio previamente contratado por las partes intervinientes, sobre el cual constan las especificaciones del servicio para el ADQUIRENTE en particular, de conformidad con los lineamientos y condiciones contenidos en el documento CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE. Ambos documentos constituyen un solo pacto contractual, siendo cada uno de ellos anexo y parte integral del otro.
A continuación, se establecen las condiciones pactadas para la prestación del servicio de USO DE SOFTWARE Y CLOUD SERVICES.
Se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos previos a la ejecución del contrato:
El servicio contratado no establecerá, bajo ningún escenario, vínculo o dependencia laboral entre el personal de cada una de las compañías ADQUIRENTES y la empresa contraparte.
- Los documentos que componen el servicio contratado, específicamente el CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE y el presente documento de POLÍTICAS GENERALES DE USO DE SOFTWARE, han sido leídos y aceptados por ambas partes. En consecuencia, dichos documentos reemplazarán y anularán cualquier acuerdo previo que haya podido celebrarse.
- El CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE establece los lineamientos específicos en función de las particularidades del servicio que se prestará al ADQUIRENTE en particular. Por su parte, el presente documento de POLÍTICAS GENERALES DE USO DE SOFTWARE enmarca las políticas y condiciones generales dentro de las cuales la sociedad PROVEEDORA ejecuta la prestación del servicio a todos sus clientes, atendiendo las necesidades y particularidades del software ofrecido.
- El presente contrato se desarrollará bajo las normas, estatutos y el territorio COLOMBIANO, y, por lo tanto, se regirá en cuanto a su estructura y cumplimiento por las disposiciones contenidas en el CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO, el CÓDIGO DE COMERCIO COLOMBIANO y, en general, por cualquier otra disposición legal que pueda afectar el servicio contratado.
PRIMERA- OBJETO DEL SERVICIO
PROVEEDOR S.A.S. presta a favor del ADQUIRENTE, con autonomía técnica, financiera y administrativa, el suministro de servicios de uso y almacenamiento en la nube mediante el software SEIF, de conformidad con las condiciones establecidas en el documento CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE, el presente documento de POLÍTICAS GENERALES DE USO DE SOFTWARE, la propuesta comercial presentada por el PROVEEDOR, y cualquier otro documento aprobado por el ADQUIRENTE que pueda constituirse en anexo de los acuerdos anteriores.
SEGUNDA -OBLIGACIONES FRENTE AL ACUERDO
OBLIGACIONES DEL ADQUIRENTE
- Cumplir con los requerimientos que realice el PROVEEDOR, siempre que los mismos se ajusten al servicio contratado y a las especificaciones de ejecución del contrato.
- Asignar a un responsable para ADMINISTRAR la plataforma del software contratado, quien será denominado como ADMINISTRADOR por parte del PROVEEDOR, y se encargará de, entre otras cosas, de lo siguiente:
Configuración Inicial:
- Personalizar los parámetros de la plataforma según las necesidades de la empresa.
- Crear perfiles de usuario y definir roles y permisos de acceso.
Gestión de Usuarios:
- Administrar altas, bajas y modificaciones de los usuarios que acceden a la plataforma.
- Monitorear el uso adecuado del software por parte de los usuarios.
Soporte Básico:
- Resolver incidencias menores relacionadas con el uso del software.
- Actuar como enlace entre los usuarios finales y el equipo de soporte del PROVEEDOR.
Monitoreo y Reportes:
- Supervisar el correcto funcionamiento de la plataforma.
- Generar reportes sobre el uso del software, desempeño y métricas relevantes.
Capacitación y Actualización:
- Capacitar a nuevos usuarios en el uso de la plataforma.
- Mantenerse actualizado respecto a nuevas funcionalidades o actualizaciones del software.
Mantenimiento Operativo:
- Verificar regularmente el cumplimiento de las políticas de uso.
- Informar al PROVEEDOR sobre posibles fallas, necesidades de mejora o actualizaciones requeridas.
- Realizar los pagos acordados con el PROVEEDOR en las fechas y formas estipuladas.
- Informar al PROVEEDOR sobre cualquier daño o fallo que se presente en la plataforma.
- Prestar toda la colaboración necesaria para que el PROVEEDOR pueda ejecutar el servicio de manera óptima.
- Contar con los accesos a internet, dentro de sus redes configurando sus componentes necesarios como firewalls, routers, VPNs, etc y cualquier otro recurso necesario para que el o los aplicativos funcionen de manera adecuada y utilizar los servicios de nube de forma directa o mediante terceros.
- Garantizar la infraestructura tecnológica mínima necesaria para el funcionamiento del software (equipos, conectividad, etc.).
- Cualquier tipo de solicitud o petición deberá realizarse mediante la herramienta PQRS proporcionada por el PROVEEDOR.
- Mantener actualizada la última versión de Android o de los sistemas operativos que el PROVEEDOR indique para el funcionamiento de la plataforma.
- El ADQUIRENTE se compromete al pago de viáticos y estadía del PROVEEDOR en caso de que el servicio no se ejecute en Bogotá. Previo a la ejecución del servicio, el PROVEEDOR presentará una cotización de costos y viáticos, y el ADQUIRENTE aprobará y girará los recursos necesarios para el desplazamiento del equipo profesional de la empresa PROVEEDORA, en caso de que se requiera en una locación distinta para soporte o implementación.
- Cumplir íntegramente con los acuerdos contractuales aquí estipulados, independientemente de su naturaleza.
- Garantizar que la plataforma será utilizada únicamente para los fines contratados.
- Evitar el uso indebido, modificaciones no autorizadas o cualquier acción que ponga en riesgo la integridad del sistema.
OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
- Suministrar el servicio de manera continua durante todos los días del año.
- Capacitar al personal asignado por el PROVEEDOR para asumir el rol de ADMINISTRADOR, así como a cualquier otro miembro de su equipo que sea necesario para la operación de la plataforma.
- Brindar el soporte solicitado por el ADQUIRENTE, conforme a lo pactado entre las partes intervinientes.
- Notificar al ADQUIRENTE con 48 horas de antelación cualquier actualización o mantenimiento sobre los servicios que puedan afectar el correcto funcionamiento del software o los softwares contratados. Dichas actualizaciones y mantenimientos podrán realizarse de lunes a viernes, una vez notificado al ADQUIRENTE. En casos excepcionales, se notificará y acordará con el ADQUIRENTE de acuerdo con la urgencia del asunto.
- Brindar asistencia técnica al ADQUIRENTE para resolver novedades relacionados con el uso del software dentro del horario y los niveles de servicio establecidos.
- Realizar actualizaciones periódicas al software, que incluirán nuevas funcionalidades o mejoras de seguridad.
- Proveer al ADQUIRENTE toda la documentación técnica necesaria, incluyendo manuales de usuario, guías operativas y políticas de uso.
- En caso de alguna falla o pérdida de información, restablecer la última copia de respaldo (backups) realizada en las últimas 24 horas.
- Crear el acceso de login para el ADMINISTRADOR designado por el ADQUIRENTE.
- Mantener en línea la información cargada por el ADQUIRENTE durante la ejecución del contrato por un período de dos (2) años, y hasta cinco (5) años en modalidad consultiva, para elementos como actas, fotos y documentos generados dentro de la operatividad de los clientes con contrato vigente.
- Una vez finalizada la vigencia del acuerdo comercial, las partes suscribirán documento de cierre y entrega de back up con la totalidad de los archivos de información que se hayan podido recopilar en vigencia del contrato, momento desde el cual, será responsabilidad y competencia del ADQUIRENTE, la administración y custodia de dicha información con la reserva de ley que corresponda.
- Cumplir íntegramente con los acuerdos contractuales aquí estipulados, sin importar la naturaleza de los mismos.
TERCERA- CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO
- El servicio podrá ser utilizado por el ADQUIRENTE durante el período pactado en la propuesta comercial autorizada por este, disponiendo del derecho limitado, no exclusivo, no cedible y exento del pago de regalías, para acceder y utilizar los servicios de actualización que el ADQUIRENTE obtenga al momento de la firma del contrato con el PROVEEDOR, los cuales serán entregados como parte de los servicios, exclusivamente para la finalidad del servicio y conforme con los términos del presente contrato.
- Las aplicaciones APP suministradas conforme al software contratado, son para uso en equipos móviles con sistema operativo Android en su versión más reciente, o hasta tres (3) versiones anteriores como máximo. Por lo tanto, el PROVEEDOR no está obligado a brindar soporte sobre versiones operativas descontinuadas.
- Las actualizaciones o modificaciones derivadas de nuevos sistemas operativos o modificaciones de los mismos, así como los requerimientos normativos, tendrán un término de sesenta (60) días hábiles para su activación.
- El PROVEEDOR cobrará de forma independiente por nuevos desarrollos del producto contratado. Será facultativo, a libre elección del ADQUIRENTE, si accede o no a dichos desarrollos.
- El servicio se presta y se accede mediante concepto de hosting en la nube, en múltiples dispositivos a través de una interfaz web bajo protocolos de conexión a Internet con componentes como firewalls, red VPNs, URLs y cualquier otro necesario para el adecuado funcionamiento de los aplicativos propiedad de PROVEEDOR y comercializados por este.
- El ADQUIRENTE del software tendrá acceso únicamente por la cantidad de usuarios solicitados. Cualquier usuario adicional deberá ser solicitado al PROVEEDOR bajo las condiciones aprobadas en la propuesta comercial.
- El PROVEEDOR queda autorizado para usar, procesar y transmitir, conforme con el presente contrato, el contenido y las aplicaciones inherentes al software contratado, durante el tiempo que el PROVEEDOR determine necesario. El PROVEEDOR quedará exonerado de cualquier responsabilidad frente a terceros por el uso, divulgación, modificación o eliminación de su contenido o aplicaciones como consecuencia de dicho acceso por parte de proveedores de programas de terceros o por la interoperabilidad de dichos programas con los servicios.
- El ADQUIRENTE deberá garantizar al PROVEEDOR que los equipos para la implementación del software cumplen con todos los requisitos técnicos y operativos informados dentro de la propuesta comercial, con el fin de asegurar una excelente interacción. El PROVEEDOR no será responsable una vez informe estos requisitos.
- Se entenderá que la instalación del software ha sido exitosa cuando el personal asignado por el PROVEEDOR verifique que la instalación ha cumplido con lo especificado en la propuesta comercial.
- El PROVEEDOR no está obligado a enviar copia de los programas o software al ADQUIRENTE.
- El funcionario designado por el ADQUIRENTE como ADMINISTRADOR será el único responsable de otorgar los permisos de acceso conforme a la información suministrada por el PROVEEDOR en el momento de la instalación.
- El servicio incluye un VPS (Servidor Virtual Privado) con las siguientes características: plataforma Linux (Ubuntu 22.18.04.4), 20 GB de disco duro SO, 1 GB de RAM, 2 CPU de 2.1 GHz, ubicado en Oregón, EE. UU. – sujeto a conexión de internet por parte del ADQUIRENTE.
- La copia de información se realiza a través del servicio RDS (Estructura de Amazon para Bases de Datos) con un plazo de tres (3) días, estructura autoscaling con crecimiento en tres (3) zonas de Oregón. Las imágenes se almacenan en archivos simples en EFS bajo una operatividad del 99.99% – sujeto a conexión de internet por parte del ADQUIRENTE.
- El servicio incluye un módulo de creación de usuario y contraseña para el ADMINISTRADOR designado por el ADQUIRENTE.
- El PROVEEDOR proporcionará una herramienta de PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes).
- El uso de Google Maps se proporcionará a través de licenciamiento gratuito para la visualización dentro de la plataforma.
- En el evento, que el ADQUIRENTE, requiera espacio de almacenamiento de información adicional al adquirido en el CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE, podrá adquirir espacio adicional elevando solicitud al área comercial. Los planes iniciales que contratan los ADQUIRENTES, dependiendo de su contrato se detallan a continuación:
PLAN | EFS – TB | RDS – GB | S3 ETL – GB |
STARTER | 0,5 | 40 | 40 |
PLUS | 1 | 60 | 60 |
ADVANCE | 2 | 120 | 120 |
ILIMITADO | 4 | 200 | 200 |
- El servicio proporcionado por el PROVEEDOR corresponde a una plataforma de software, cuyo uso está limitado a los servicios y funcionalidades preestablecidas en el contrato. Es importante señalar que el ADQUIRENTE adquiere acceso a un servicio de software estándar, el cual no incluye el desarrollo o personalización específica como si fuera un servicio de desarrollo de software a medida.
PÁRRAFO: Se aclara que el servicio ofrecido, aceptado y contratado, así como todos los aspectos establecidos para su implementación y ejecución, corresponde exclusivamente al acceso y uso del software. En ningún caso, el servicio contratado se considera un servicio de telecomunicaciones ni de conectividad, no siendo esa su naturaleza.
CUARTA -CAPACITACIONES
El PROVEEDOR se compromete a capacitar al personal designado por el ADQUIRENTE para la administración del servicio, así como a cualquier otro funcionario de su equipo que se considere necesario para la operación.
Las capacitaciones a cargo del PROVEEDOR se estipulan en dos (2) sesiones anuales, que se coordinarán y agendarán entre las partes al inicio del período contractual y quedarán consignadas en el CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE. Estas dos (2) sesiones por un total de 7 horas están incluidas en el valor del servicio establecido en dicho contrato, sin que generen costos adicionales
Cualquier sesión de capacitación adicional a partir de la tercera (3ª) sesión en adelante, generará un costo adicional que será cancelado por el ADQUIRENTE al PROVEEDOR una vez se agenden las sesiones, con una antelación no inferior a 15 días antes de la realización de la capacitación. El costo de las sesiones de capacitación adicional, se fijará por las partes, en el documento CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE
QUINTA – VERIFICACIÓN DE ÉXITO Y DISPOSICIÓN DEL SOFTWARE
Los servicios proporcionados por el PROVEEDOR tendrán una disponibilidad del 99,99% mensual, lo que significa que el ADQUIRENTE tendrá acceso y podrá utilizar la aplicación contratada con una disponibilidad medida en ciclos de 24 horas y períodos de 30 días. En este contexto, se entenderá que la conexión no ha sido exitosa si no se cumple con el intervalo de disponibilidad acordado. En tales casos, la responsabilidad del PROVEEDOR se limitará a lo estipulado en este documento.
Los inconvenientes que se generen debido a intervalos de tiempo fuera de servicio deberán ser reportados al PROVEEDOR por el ADMINISTRADOR designado por el ADQUIRENTE, utilizando los canales de comunicación previamente acordados.
De acuerdo con el parágrafo anterior, se aclara que el servicio prestado no corresponde a telecomunicaciones ni conectividad. Por lo tanto, el PROVEEDOR no será responsable de las fallas que obedezcan a novedades en la conexión a Internet o los servicios de conectividad contratados directamente por el ADQUIRENTE sobre sus equipos. En tales casos, el PROVEEDOR no estará obligado a prestar soporte.
SEXTA-SOPORTE
El ADQUIRENTE podrá solicitar al PROVEEDOR la solución de incidencias, solicitudes y seguimiento de casos relacionados con el uso del software a través de un canal de soporte habilitado. Las solicitudes se procesarán y resolverán de manera oportuna, asegurando una asistencia adecuada a los requerimientos técnicos y operativos inherentes al software contratado. Estas solicitudes podrán realizarse mediante el módulo de PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes). El ADQUIRENTE deberá presentar sus requerimientos a través de tickets estructurados. Cada ticket debe incluir una descripción clara y detallada del novedad o consulta. Los tickets deben estar estructurados como preguntas o solicitudes específicas para que el PROVEEDOR pueda proporcionar una solución eficiente y acorde con lo estipulado en este contrato.
Niveles de Soporte
Nivel Cero: Este nivel corresponde a la asistencia inicial y básica relacionada con la capacitación interna sobre el uso y las funcionalidades del software. Se considera parte del proceso formativo dentro de la organización del ADQUIRENTE. Este nivel de soporte no está destinado a la resolución de novedades técnicos o de funcionalidad del software, sino a la orientación sobre el uso básico del sistema, los procesos operativos y las guías de usuario.
Primer Nivel: En este nivel, se brindará orientación sobre el uso del sitio web y se recibirán inconvenientes relacionados con el uso del sistema. Este soporte será proporcionado por el ADMINISTRADOR del software designado por el ADQUIRENTE. Se considera de Categoría Baja y se refiere a novedades visuales o de forma, como incoherencias del sistema.
Segundo Nivel: Se escalonarán las incidencias al PROVEEDOR cuando no puedan ser resueltas por el ADMINISTRADOR del software designado por el ADQUIRENTE. Estos casos son aquellos que detienen la ejecución del sistema y requieren un diagnóstico específico. Se considera de Categoría Media si no detiene la operación, pero causa inestabilidad en el sistema.
Tercer Nivel: Este nivel corresponde a casos que requieren una solución técnica especializada por parte del PROVEEDOR. Son novedades que pueden detener la producción y ejecución del software, y se consideran de Categoría Alta. Este tipo de incidencias impide al ADQUIRENTE operar la plataforma.
Parágrafo: El ADQUIRENTE exonera al PROVEEDOR de la responsabilidad de ofrecer soporte si algunos o todos los componentes del software se almacenan en la infraestructura tecnológica del ADQUIRENTE.
Categorías y Tiempos de Respuesta
La categoría de respuesta se determinará según la importancia y urgencia del requerimiento informado por el ADQUIRENTE, en concordancia con la Ley 1755 de 2015. No obstante, esta categoría podrá ser modificada por el PROVEEDOR una vez analizado el caso. A continuación, se detalla la tabla de categorías y tiempos de respuesta:
Parágrafo adicional: El tiempo de respuesta se contabilizará a partir de la recepción del ticket correspondiente teniendo en cuenta la jornada laborar del PROVEEDOR , de acuerdo con los plazos establecidos para cada categoría de incidencia y solicitud. Los días mencionados de atención corresponden a días hábiles
Definiciones
Incidentes: Es cualquier evento no planificado que interrumpe o degrada el funcionamiento normal del servicio o plataforma. Estos eventos pueden afectar la disponibilidad, el rendimiento o la calidad de los servicios proporcionados. Los incidentes incluyen fallas técnicas, errores operativos, problemas de seguridad, o cualquier otro tipo de irregularidad que requiera ser gestionada y resuelta para restaurar el servicio o minimizar su impacto
Solicitud: es una petición formal que el ADQUIRIENTE realiza para consultar la posibilidad de una cambio o mejora en el servicio o solicitud de información específica comercial o administrativa.
TABLA DE CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS Y SOLICITUDES
Corresponden a novedades y/o solicitudes manifestadas por el ADQUIRENTE sobre cualquier incidente y/o solicitud no planificada en su funcionamiento que afecte la experiencia del usuario o el cumplimiento de los servicios.
Categoría | Descripción |
Alta | Incidencias críticas que impiden el funcionamiento del sistema, deteniendo la producción o la operación del software |
Media | Incidencias que no detienen la operación, pero afectan el rendimiento o generan inestabilidad del sistema. |
Baja | Incidencias menores, como novedades visuales, errores no críticos o fallas que no afectan la operatividad del sistema. |
TABLA DE TIEMPOS DE ATENCIÓN DE INCIDENTES
Corresponden a solicitudes y peticiones elevados por el ADQUIRENTE, relacionados con asuntos administrativos y comerciales que surjan de la relación contractual.
CATEGORIA | Tiempo de Primera Respuesta | Tiempo máximo de atención |
Baja | 1 día | 10 días |
Media | 1 día | 7 días |
Alta | 1 día | 4 días |
TABLA DE TIEMPOS DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Corresponden a solicitudes y peticiones elevados por el ADQUIRENTE, relacionados con asuntos administrativos y comerciales que surjan de la relación contractual.
Categoría | Descripción |
Alta | Solicitud de prioridad alta que se requiere para el cumplimiento de una ley o norma del país. |
Media | Solicitudes comerciales (cotizaciones, ampliación de servicios, ajustes en contratos). |
Baja | Solicitudes administrativas (facturación, certificaciones, acceso a documentos, solicitudes u oportunidades de mejora entre otros) |
CATEGORIA | Tiempo de Primera Respuesta | Tiempo máximo de atención |
Baja | 1 día | 16 días |
Media | 1 día | 12 días |
Alta | 1 día | 5 días |
TABLA DE CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS
INTERRUPCIÓN DE SERVICIO
En el caso de que el nivel de disponibilidad de la plataforma sea inferior al establecido en el contrato, se aplicarán los siguientes descuentos a la tarifa mensual definida:
Disponibilidad | % de Descuento sobre la tarifa mensual |
> 97.9% pero < 99.7% | 5% |
> 96.9% pero < 97.9% | 7% |
< 96.9% | 10% |
Condiciones de Aplicación:
- Estos descuentos deberán ser solicitados y previamente informados al área comercial y administrativa del PROVEEDOR.
- Para proceder con la aplicación de estos descuentos, el ADQUIRENTE deberá enviar una notificación por correo electrónico a las siguientes direcciones:
- Administrativo: administrativo@techboss.com.co
- Comercial:dir.comercial@ techboss.com.co
Es importante que dicha notificación sea enviada dentro de un plazo no mayor a 30 días del incidente para su correcta gestión y verificación
CANALES DE COMUNICACIÓN
Los medios de comunicación disponibles, según el esquema de soporte contratado por ADQUIRENTE, son los siguientes:
- Herramienta de Tickets:
La herramienta para la recepción de solicitudes podrá ser accedida desde el Portal de Soporte y Servicio al Cliente en la dirección MÓDULO PQR de la plataforma (aplica para el producto SEIF). A través de esta herramienta, ADQUIRENTE podrá crear tickets para la gestión de incidencias, solicitudes y seguimientos.
- Línea WhatsApp:
- Número: +57(316) 752-5861
- Disponibilidad: Recepción de novedades 24/7.La atención de soporte personalizada en horario laboral de 7:30 AM a 5:30 PM, de lunes a viernes.
- Soporte al Cliente
El soporte al cliente se realizará a través del canal de WhatsApp y/ o Modulo de centro control con soporte de acuerdo con el nivel de atención especificado en este documento. Además, la plataforma digital estará disponible las 24 horas del día, todos los días del año.
SEPTIMO-PERMISO DE USO
Derecho de Uso
El ADQUIRENTE únicamente adquiere el derecho de uso sobre el software o softwares contratados a PROVEEDOR, incluidos los programas necesarios para su funcionamiento y el entorno de servicios, dentro del alcance y duración de los servicios aquí indicados. Una vez finalizados los servicios solicitados, el derecho de acceso y uso del software terminará.
Responsabilidad del ADQUIRENTE
Una vez otorgado el permiso de uso del aplicativo, el ADQUIRENTE deberá modificar las contraseñas suministradas por el PROVEEDOR, ya que este último no es responsable por el acceso frente a las llaves de seguridad. Será responsabilidad del ADQUIRENTE generar y entregar las claves de acceso para sus usuarios. El ADQUIRENTE es el único responsable de identificar y autenticar a todos los usuarios, aprobar el acceso al software por parte de los usuarios, controlar el acceso no autorizado de los usuarios y mantener la confidencialidad de los nombres de usuario, contraseñas y la información de cuentas. El ADQUIRENTE acepta la responsabilidad por la cancelación oportuna y correcta de los registros de los usuarios en su infraestructura de identidad local o en sus equipos locales.
Uso Indebido del Software
El ADQUIRENTE acuerda no usar ni permitir el uso de los servicios para fines que puedan amenazar o acosar a cualquier persona o causar daños o lesiones a personas o bienes. Tampoco podrá permitir la publicación de material falso, difamatorio, obsceno, violar los derechos de privacidad, promover el racismo o el odio, ni realizar actividades como correo no solicitado (spam) o mensajes en cadena. Cualquier violación de derechos de propiedad intelectual o violación de leyes y reglamentaciones será responsabilidad exclusiva del ADQUIRENTE. El PROVEEDOR se reserva el derecho, pero no la obligación, de adoptar medidas correctivas si algún material viola las restricciones mencionadas. El ADQUIRENTE indemnizará al PROVEEDOR frente a cualquier reclamación originada por el incumplimiento de esta cláusula.
Mantenimiento y Actualizaciones
El ADQUIRENTE acepta todos los parches, correcciones de errores, actualizaciones, paquetes de servicio y mantenimiento necesarios para el adecuado funcionamiento y la seguridad de los servicios. PROVEEDOR no será responsable por novedades de rendimiento o seguridad que resulten de la falta de aceptación de las actualizaciones necesarias. Si el ADQUIRENTE utiliza un sistema de gestión de dispositivos móviles (MDM) en sus dispositivos, es responsable de atender las comunicaciones de actualización y mantener el software en su última versión. Cualquier inconveniente que pueda presentarse por no actualizar a la última versión será responsabilidad del ADQUIRENTE y no será atribuible al PROVEEDOR.
Entorno de Prueba y Modificaciones
El PROVEEDOR podrá poner a disposición ciertos servicios para pruebas, pero estos no estarán en producción y requerirán un contrato separado. En caso de que el ADQUIRENTE solicite modificaciones o personalización sobre cualquiera de las plataformas contratadas de PROVEEDOR, deberá informarlo con un mínimo de siete (7) días de anticipación. Los gastos derivados de estas modificaciones serán asumidos por el ADQUIRENTE.
Condiciones Generales
- El servicio suministrado por PROVEEDOR al ADQUIRENTE está regido por las especificaciones informadas en la propuesta comercial aprobada por el ADQUIRENTE.
- Estamos El PROVEEDOR no está obligado a entregar los códigos fuente ni la información relacionada.
- El ADQUIRENTE reconoce que el uso inapropiado del software puede afectar su rendimiento y el de los equipos que lo utilicen.
- Si se detecta un uso excesivo de los servicios (como un número excesivo de usuarios o almacenamiento no autorizado), el PROVEEDOR podrá realizar recobros adicionales.
- El uso del espacio de almacenamiento estará determinado por las características del plan contratado por el ADQUIRENTE. En caso de requerir espacio adicional, la solicitud deberá ser dirigida al área comercial para que se habilite el espacio extra. La plataforma generará una notificación informando sobre el espacio restante. Si no se adquiere el espacio adicional a tiempo, ambas partes acuerdan que, una vez alcanzado el límite de capacidad de almacenamiento, la plataforma procederá a eliminar de manera definitiva los archivos más antiguos para liberar espacio.
- Los costos adicionales de capacitación y acompañamiento fuera de lo establecido en la propuesta comercial serán cobrados según lo informado.
OCTAVO -RESPONSABILIDAD Y GARANTÍA DEL SOFTWARE
Garantía del PROVEEDOR
El PROVEEDOR garantiza al ADQUIRENTE que los servicios contratados no presentarán fallas respecto a las instrucciones de instalación, soporte físico y las funcionalidades del software, siempre que este sea instalado correctamente según los parámetros establecidos por el PROVEEDOR y en los dispositivos especificados. Asimismo, se garantiza la ejecución de las funciones descritas en la propuesta comercial presentada y aprobada por el ADQUIRENTE.
El ADQUIRENTE reconoce y acepta que el PROVEEDOR no garantiza la operación del software libre de errores ni que su continuidad no pueda ser interrumpida. La garantía proporcionada por el PROVEEDOR se limita exclusivamente al uso del software y a las condiciones pactadas en el contrato, por lo que cualquier otra garantía queda expresamente excluida.
Condiciones para la Garantía
Para el cumplimiento de la garantía, el ADQUIRENTE deberá cumplir con las siguientes condiciones:
- No alterar ni acceder a los archivos de datos o matrices del software.
- No dañar el software por mal uso del mismo.
- Permitir que el personal designado por el PROVEEDOR realice labores de diagnóstico y actividades de mantenimiento o correcciones cuando sea necesario.
- Utilizar siempre la última actualización ofrecida por el PROVEEDOR.
- Contar con las versiones actualizadas.
Duración de la Garantía
El tiempo de la garantía será el acordado entre el PROVEEDOR y el ADQUIRENTE y se contabilizará desde el momento en que se establezca la funcionalidad del software, verificada por el personal designado por el PROVEEDOR. El PROVEEDOR quedará excluido de cualquier responsabilidad si ocurren los siguientes eventos:
- Cumplimiento del PROVEEDOR con los requerimientos, diseño, especificaciones e instrucciones del ADQUIRENTE.
- Uso de la información técnica y tecnológica proporcionada por el ADQUIRENTE.
- Modificaciones del software sin el consentimiento del PROVEEDOR.
- Uso de los aplicativos propiedad de PROVEEDOR con software no autorizado por el PROVEEDOR.
Reclamaciones Judiciales
Para que el ADQUIRENTE realice una reclamación judicial, deberá comprobar la existencia de dolo (intención de daño) en las actuaciones del PROVEEDOR como prueba de la intención de causar perjuicio.
Limitación de Responsabilidad
Las partes acuerdan que la responsabilidad frente a terceros por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuentes, así como por lucro cesante, pérdida de ingresos (a excepción de las tarifas de este contrato), pérdida de datos o uso de datos, está excluida. La responsabilidad total del PROVEEDOR por cualquier daño o perjuicio que surja en virtud de este contrato, ya sea contractual, extracontractual, o de cualquier otra naturaleza, se limitará al monto total pagado por los servicios que dieron origen a la responsabilidad, durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que originó dicha responsabilidad, menos los reembolsos o créditos que el ADQUIRENTE haya recibido del PROVEEDOR en virtud de este contrato.
NOVENO-FORMAS DE PAGO
Las condiciones de pago han sido previamente establecidas en el documento CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE, y se dará estricto cumplimiento a lo allí señalado en cuanto a plazos y modalidades de pago. No obstante, se deja constancia en el presente documento que, en virtud del mérito ejecutivo que otorgan las cláusulas contenidas tanto en el presente acuerdo como en el CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE, el retraso o incumplimiento de cualquiera de los acuerdos pactados entre las partes intervinientes dará lugar a las acciones legales pertinentes para resarcir los daños causados a la parte cumplida e indemnizar los perjuicios a que haya lugar, conforme a lo dispuesto en los artículos 1494 y siguientes del Código Civil y los artículos 864 y siguientes del Código de Comercio. El incumplimiento de los acuerdos de pago dará lugar, en primera instancia, a la suspensión del acceso al software o los servicios asociados, hasta tanto se normalice la cartera que se encuentre en mora. Si el incumplimiento persiste, se liquidarán los intereses de mora correspondientes a los días de mora. Además, si la factura supera los 60 días calendario, el PROVEEDOR tendrá la facultad unilateral de dar por terminado el contrato e iniciar las acciones ejecutivas tendientes al cobro de lo adeudado.
DECIMO-DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y SU CONFIDENCIALIDAD
Confidencialidad:
Las partes acuerdan que la información compartida será tratada con la máxima confidencialidad y solo se utilizará para el desarrollo del servicio. Ambas partes se comprometen a proteger esta información de acuerdo con sus procesos internos. Esta obligación de confidencialidad será aplicable tanto a la información intercambiada como a los documentos inherentes a este contrato, y se extenderá durante un periodo indefinido, inclusive después de culminada la vigencia del contrato siempre que diche información siga en poder de cualquiera de las partes. El tratamiento de esta información y los datos asociados se regirán por los parámetros del PROVEEDOR, conforme al documento de Política de Privacidad disponible en sus plataformas digitales.
La información podrá ser divulgada en los siguientes casos:
- Si es de dominio público o publicada sin intervención de la parte receptora.
- Si antes de la revelación, ya estaba en posesión legítima del receptor.
- Si la información es recibida de un tercero autorizado para distribuirla.
- Si es desarrollada independientemente por un tercero que no tuvo acceso a la información confidencial.
- Si se revela con el consentimiento previo y por escrito de las partes.
- Si se divulga por mandato de una ley, decreto o sentencia, previa notificación a la otra parte.
Propiedad Intelectual:
El ADQUIRENTE reconoce que TECHBOSS SAS es el titular de los derechos de autor sobre el software y, por tanto, no tiene facultades para vender, comercializar, reproducir, distribuir, traducir o realizar cualquier transformación del software, ya sea por medios conocidos o por conocer. El ADQUIRENTE únicamente adquiere el derecho de uso del software bajo las condiciones establecidas en este contrato. En caso de que el ADQUIRENTE realice alguna ingeniería inversa, será responsable civil, administrativa, penal y comercialmente, y se someterá a las pretensiones legales y económicas del PROVEEDOR. Cualquier modificación, ajuste, innovación o creación derivada del uso del software será de exclusiva propiedad del PROVEEDOR. El ADQUIRENTE solo podrá hacer uso del software, pero no podrá realizar desarrollos, modificaciones o transformaciones que alteren su naturaleza.
Protección de Datos:
Durante la prestación del servicio, ambas partes cumplirán con la Política de Privacidad del PROVEEDOR, la cual se encuentra disponible en sus plataformas digitales y se incorpora al presente contrato. Esta política podrá ser modificada por el PROVEEDOR sin previo aviso, pero cualquier modificación no reducirá significativamente la protección de los datos personales proporcionados durante el periodo de servicio. El ADQUIRENTE se compromete a cumplir con las políticas de protección de datos y a obtener todos los consentimientos necesarios relacionados con el uso, procesamiento, transferencia y divulgación de datos personales. El PROVEEDOR es responsable de las vulnerabilidades de seguridad que puedan afectar el servicio, siempre que las medidas de protección sean seguidas. Sin embargo, el ADQUIRENTE no debe proporcionar acceso a información sensible como datos de salud, tarjetas de pago o información personal sensible, a menos que se cumplan los requisitos específicos de protección de datos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y otras normativas aplicables. En relación con lo anterior, nos permitimos traer a colación lo manifestado por la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en el sentido de afirmar que “Son contrarios a la Ley 1581 de 2012 los acuerdos de confidencialidad que fijen un tiempo para mantener la reserva de la información de los titulares, Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de datos. Los acuerdos de confidencialidad que fijen un tiempo para mantener la reserva de la información de los titulares son inconsistentes con el deber de confidencialidad contenido en el en literal h) del artículo 4 de la ley 1581 de 2012.”
DECIMO PRIMERO-DE LAS BUENAS PRÁCTICAS
Comportamiento Contractual:
Las partes se comprometen a actuar conforme a las buenas costumbres, la buena fe y la legalidad en el desarrollo del contrato, siguiendo las siguientes prácticas:
- No afectación de pagos: Ninguna de las partes podrá realizar pagos, ya sea en dinero, especie o cualquier otro medio lícito, con el fin de influir indebidamente en las decisiones de personas o entidades que puedan afectar el desarrollo del contrato, incluyendo cualquier práctica que contravenga las normativas como la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos de 1977.
- Cumplimiento tributario: Toda transferencia económica será documentada conforme a las normativas tributarias y contables vigentes en Colombia.
- Código de ética: PROVEEDOR SAS se compromete a establecer en su código de ética que no se aceptarán ni ofrecerán regalos, dádivas u obsequios que puedan influir en decisiones comerciales o generar conflictos de interés, tanto con clientes, proveedores, empleados como cualquier otra parte relacionada. Esta política debe ser explícita y de conocimiento de todos los empleados de PROVEEDOR SAS.
- Cumplimiento de SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo): Ambas partes deben:
- Conocer a los clientes y su actividad económica.
- Documentar las operaciones de los clientes.
- Monitorear las operaciones, especialmente aquellas de alto riesgo.
- Identificar señales de alerta.
- Mantener actualizados los manuales de procedimientos.
- Incluir controles en cada proceso.
- Conservar documentos y registros de las operaciones y clientes.
- Contar con los recursos técnicos, tecnológicos y humanos necesarios.
- Desarrollar actividades y mecanismos para gestionar los riesgos asociados.
DECIMO SEGUNDO-SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO
Las partes acuerdan los siguientes términos para la finalización y suspensión del acuerdo contractual, sin generar responsabilidades o indemnizaciones, bajo los siguientes casos:
- Suspensión del servicio:
- No pago: Si el ADQUIRENTE no paga los valores facturados dentro de los plazos acordados, el PROVEEDOR podrá suspender el servicio tras 5 días calendario posteriores al vencimiento de la factura.
- Esta suspensión no implicará el congelamiento de las tarifas que el ADQUIRENTE deba pagar.
- Terminación normal: El contrato se dará por terminado de forma normal cuando se haya cumplido íntegramente el acuerdo contractual firmado entre ambas partes.
- Terminación anormal sin indemnización:
- En caso de fuerza mayor o caso fortuito que dure tres meses consecutivos, sin que exista dolo por parte de la parte que solicita la terminación, se podrá finalizar el contrato sin indemnización.
- Terminación por incumplimiento o dolo:
- Si alguna de las partes incurre en incumplimiento o existe dolo en sus actuaciones, se procederá con una cláusula penal. La parte que incumpla deberá pagar a la parte cumplida una suma equivalente a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
- Terminación por mora en el pago:
- Si el ADQUIRENTE no paga dos facturas consecutivas aceptadas conforme al Código de Comercio, artículo 773 y siguientes, el contrato podrá ser rescindido.
DECIMO TERCERO-RENOVACIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO
- Prórroga automática: El contrato se renovará automáticamente por un período igual al previamente ejecutado si no hay manifestación en contrario por parte de cualquiera de las partes al menos 30 días antes del vencimiento del contrato. Si no se recibe notificación de terminación dentro de este plazo, el contrato se renovará en sus términos y condiciones.
La renovación se realiza en periodos anuales, ajustando la tarifa de acuerdo con el IPC de incremento decretado para el año de la renovación dado por el gobierno.
Renovación por modificación de condiciones: Si alguna de las condiciones del servicio cambia, las partes deberán suscribir un nuevo acuerdo o una modificación al contrato original, que refleje dichos cambios y mantenga los lineamientos establecidos.
TERMINACIÓN Y CIERRE DE CONTRATO
Una vez se dé por terminada la vigencia del contrato, sin importar la causal o modo de terminación, las partes se obligan a suscribir el documento de “PROCESO DE CIERRE DE CONTRATO DE USO DE SOFTWARE SEIF”, en el cual se implementarán los procedimientos necesarios para salvaguardar la información obtenida en vigencia del acuerdo, haciendo entrega de la misma, a la empresa ADQUIRENTE, quien deberá recibir a satisfacción y custodiar a partir de la fecha todos los datos que reposen en dicho back up. El mencionado documento de cierre, facultará a las partes para trasladar la responsabilidad sobre la administración y cuidado de la información relacionada con el contrato y en definitiva dejará constancia de las implicaciones civiles, penales y de cualquier otro carácter que pueda conllevar la irresponsable administración y custodia de los datos recibidos.
DECIMO CUARTO -ANEXOS CONTRACTUALES
Las partes acuerdan que los siguientes documentos serán anexos y parte integral de este contrato:
- Términos, condiciones y uso que se encuentran en la página web oficial de SEIF: https://seif.com.co/politica-de-servicio-de-uso-de-software/
- Propuesta comercial presentada y aprobada por el ADQUIRENTE.
- Contrato de Uso de Licencia de Software.
DECIMO QUINTO-LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
Este contrato se regirá conforme a las leyes sustantivas y procesales de Colombia, y las partes se someten a la jurisdicción exclusiva de Bogotá, Colombia para cualquier controversia relacionada con este contrato.
DECIMO SEXTO CLÁUSULA COMPROMISORIA
Las partes acuerdan que cualquier controversia o diferencia relacionada con la ejecución, liquidación o interpretación del contrato será sometida inicialmente a conciliación. Para ello, en caso de conflicto, recurrirán al Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá o a cualquier otro centro de conciliación certificado en el domicilio contractual.
- Conciliación: En caso de no llegar a un acuerdo conciliatorio, la controversia se resolverá mediante arbitraje conforme al reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá.
- Tribunal de Arbitramiento: Los árbitros serán elegidos por las partes de común acuerdo de la lista que lleva dicho Centro, o, en caso de no llegar a acuerdo, la designación será realizada mediante sorteo entre los árbitros inscritos.
- Normatividad: El Tribunal se regirá por los Decretos 2279 de 1989, 2651 de 1991 y 1818 de 1998, la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998 y demás normas concordantes.
- Composición del Tribunal: El tribunal estará compuesto por tres (3) árbitros, salvo en asuntos de menor cuantía (inferior a 400 SMMLV), en cuyo caso habrá solo un árbitro.
- Plazo para laudo: El tribunal tendrá un plazo de 6 meses para proferir el laudo, con la posibilidad de prórroga.
- Decisión en derecho: El tribunal decidirá conforme a derecho, y el proceso se llevará a cabo en la ciudad de Bogotá, siendo un requisito indispensable para el funcionamiento del arbitraje.
DECIMO SEPTIMO-OTRAS DISPOSICIONES
- Cesión: Ninguna de las partes podrá ceder, transferir o asignar este contrato ni los servicios contratados a otra persona física o jurídica sin el consentimiento previo de la otra parte. En caso de que se otorgue un gravamen sobre cualquier parte de los servicios, el titular de dicho gravamen no tendrá derecho a utilizar ni transferir los servicios.
- Cláusula de invalidez: Si alguna de las disposiciones de este contrato es considerada ilegal, inválida o sin efecto bajo las leyes presentes o futuras, dicha disposición se excluirá y el contrato continuará ejecutándose como si dicha disposición no hubiera formado parte del mismo. Las disposiciones restantes seguirán siendo válidas y efectivas.
- Normas aplicables: Este contrato se rige por las leyes civiles, comerciales, digitales, penales y administrativas de Colombia, y los documentos relacionados con los derechos, obligaciones y deberes de clientes, afiliados, compradores y personas jurídicas o naturales que posean esta calidad.
- Acuerdo total: Este contrato constituye el acuerdo total entre el ADQUIRENTE y el PROVEEDOR respecto al objeto del mismo. Reemplaza cualquier acuerdo previo, ya sea verbal o escrito, entre las partes. No podrá modificarse, excepto en los casos expresamente estipulados.
- Merito Ejecutivo: Las partes reconocen que este contrato y sus anexos tienen mérito ejecutivo por las sumas que se causen por incumplimiento.
- Buena fe: Bajo la gravedad de juramento, las partes manifiestan que toda la información proporcionada es cierta. El ADQUIRENTE autoriza a PROVEEDOR SAS a confirmar la veracidad de la información si lo considera conveniente, respetando las leyes de protección de datos vigentes.
- Modificaciones legales: Las partes acuerdan que el PROVEEDOR podrá modificar este acuerdo cuando la ley o sus instituciones lo requieran. Cualquier modificación será notificada a las partes a través de los correos electrónicos proporcionados.
- Aceptación del contrato: Este contrato está sujeto al documento firmado entre el PROVEEDOR y el ADQUIRENTE, a la propuesta comercial autorizada por el ADQUIRENTE y a las políticas digitales del PROVEEDOR. Al utilizar los servicios o adquirir los productos, el ADQUIRENTE acepta que ha leído, entendido y aceptado los términos establecidos. Si el ADQUIRENTE no está de acuerdo, podrá optar por no proporcionar información personal ni utilizar el servicio.
- Forma de aceptación: Los servicios proporcionados por PROVEEDOR SAS serán aceptados por el ADQUIRENTE cuando este último firme el documento denominado CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE.
DECIMO OCTAVO-PROCEDIMIENTO DE COPIA DE SEGURIDAD
PROVEEDOR cuenta con políticas de backup diseñadas para asegurar la estabilidad e integridad de la información del ADQUIRENTE. Los objetivos principales de esta política son:
- Salvaguardar los activos de información del ADQUIRENTE, tanto la información almacenada en bases de datos como en los archivos alojados en disco.
- Evitar grandes pérdidas de datos en caso de eliminación accidental, corrupción de datos, errores del sistema o desastres.
- Permitir la restauración oportuna de la información y los procesos de negocio en caso de eventos inesperados o fallos del sistema.
La política de backup se aplica a los servicios RDS y EFS de AWS, que son los puntos donde se almacena la información del ADQUIRENTE.
Restricciones sobre las copias de seguridad:
Las copias de seguridad del sistema NO podrán ser utilizadas para los siguientes fines:
- Venta de información a terceros.
- Referenciación de información a terceros.
Periodos de Retención
Los períodos de retención de la información contenida en las copias de seguridad están diseñados para permitir la recuperación ágil de datos y ofrecer una instantánea de la información, tal como existía durante el período especificado en las políticas de copia de seguridad del sistema.
Las copias de seguridad se generan y mantienen durante los siguientes períodos, según el servicio utilizado:
- Servicio de RDS de base de datos:
- Se realiza una copia total diaria de la información con una retención de 3 días.
- Servicio de EFS (alojamiento masivo de información segura): Este servicio sigue un procedimiento de almacenamiento en dos etapas:
- Movimiento de información a estado Glacier: Se trasladan los datos de bajo o nulo acceso en los últimos 14 días a este estado. Este proceso se realiza diariamente y tendrá una retención permanente.
- Movimiento a Backup: Se genera una copia total diaria de la información con una retención de 7 días. Este servicio aloja imágenes, documentos, ficheros y configuraciones de rutas.
Características de las Copias de Seguridad
Las copias de seguridad se llevarán a cabo conforme al siguiente esquema:
- Copia de seguridad total diaria cada 24 horas.
- Las copias de seguridad se realizarán en los recursos suministrados por AWS en tres zonas de trabajo automáticamente, dependiendo del servicio.
- Las copias de seguridad se ejecutarán de forma automática bajo programación, entre 12:00 AM y 5:00 AM todos los días.
- Las copias de seguridad serán verificadas periódicamente mediante la restauración de una réplica aleatoria de la base de datos respaldada. Estas réplicas se montarán en servicios de staging para su validación operativa.
Este procedimiento asegura que la integridad y la disponibilidad de los datos del ADQUIRENTE sean mantenidas y que cualquier eventualidad sea tratada de forma ágil y efectiva.
Revisión de las Copias de Seguridad
Las copias de seguridad son revisadas periódicamente para asegurar su correcto funcionamiento y optimizar los servicios proporcionados. Los objetivos principales de la revisión de las copias de seguridad son:
- Comprobar y corregir errores específicos que puedan surgir de las copias de seguridad de un cliente en particular.
- Controlar la duración de la tarea de respaldo para asegurarse de que se realice dentro de los plazos esperados y sin causar demoras innecesarias.
- Optimizar el rendimiento de los servicios, garantizando que las copias de seguridad no impacten negativamente en la performance general de la plataforma.
- Identificar novedades y tomar medidas correctivas para reducir los riesgos asociados con copias de seguridad fallidas, minimizando posibles pérdidas de datos o tiempos de inactividad.
- Validar nuevas funcionalidades generales de la plataforma o solicitadas específicamente por el cliente, para asegurar que se estén respaldando correctamente y sin interferir con el funcionamiento del sistema.
La revisión de las copias de seguridad se realiza una vez cada tres meses, como parte de un proceso continuo de mejora y aseguramiento de la calidad del servicio.
DECIMO NOVENO-IDENTIFICACIÓN DE PARTES Y NOTIFICACIONES
Las partes acuerdan que su notificación e identificación se regirán de acuerdo con lo especificado en el documento denominado “CONTRATO DE USO DE LICENCIA DE SOFTWARE”.
En dicho documento se detallarán los datos específicos de identificación de cada parte, así como los canales y procedimientos de notificación entre ellas, asegurando que todas las comunicaciones sean formales y se realicen de manera efectiva durante la vigencia del contrato.
